Post Academische Opleidingen Delft

Ook in het Post Academisch Onderwijs is de Coachviewkoppeling van FBI Digital voor WordPress master!

De Post Academische Opleiding Techniek en Management (PAOTM) van de TU Delft is een gevestigde naam op het gebied van aanvullende scholing voor techniek en management. Toen wij werden benaderd met de vraag of we konden helpen bij de ontwikkeling van een nieuwe website met een Coachview-koppeling, waren we direct enthousiast. Zo gezegd, zo gedaan.

In ons eerste gesprek bespraken we uitgebreid de huidige situatie, wie PAOTM is en welke doelen ze met de nieuwe website nastreven. Ook de keuze voor Coachview, het cursusadministratiesysteem, stond centraal.

Achtergrond

PAOTM wilde de organisatie van hun cursussen beter stroomlijnen, zodat medewerkers zich minder hoeven bezig te houden met foutgevoelig handwerk en technische problemen. In plaats daarvan moest de focus liggen op het soepel laten verlopen van de planning en organisatie van de cursussen.

FBI Digital werd gekozen als partner vanwege onze bewezen ervaring met Coachview-integraties en onze expertise in het bouwen van gebruiksvriendelijke WordPress-websites. PAOTM zocht een betrouwbare partij die niet alleen de technische koppeling kon realiseren, maar ook strategisch kon meedenken over een betere gebruikerservaring en optimalisatie van hun processen.

Projectvraag

PAOTM zocht naar een gebruiksvriendelijke, eenvoudig te beheren website met een modern design en een naadloze integratie met Coachview. Het doel was om inschrijvingen en het beheer van cursisteninformatie te automatiseren. Ook moest de website een betere gebruikerservaring bieden, met een duidelijke navigatie en call-to-actions.

Op termijn wil PAOTM tools zoals Hotjar inzetten om bezoekersgedrag te analyseren en de website verder te optimaliseren.

Onze oplossing

De juiste inrichting van Coachview is cruciaal voor een soepele integratie met de website. Daarom starten we met een grondige check van het platform, om zeker te weten dat de koppeling zonder problemen verloopt en up-to-date gegevens over cursussen en inschrijvingen worden gewaarborgd.

Na deze technische controle ontwerpen we een gebruiksvriendelijke, moderne website die aansluit bij de wensen van PAOTM. De focus ligt op een intuïtieve ervaring voor zowel cursisten als beheerders. De navigatie wordt helder opgezet, zodat bezoekers eenvoudig de juiste informatie vinden en zich soepel kunnen inschrijven voor cursussen. Daarnaast zorgen we ervoor dat PAOTM het beheer van de website en de cursusinformatie gemakkelijk zelf kan uitvoeren.

We werken in sprints van 2 weken, waarbij elke stap in nauwe samenwerking met PAOTM wordt afgestemd. Voorafgaand aan de ontwikkeling bespreken we alle taken in een backlog en leggen we tijdens de kick-off duidelijk vast wat de ‘Definition of Done’ is, zodat iedereen dezelfde verwachtingen heeft.

Zo leveren we een oplossing die niet alleen vandaag werkt, maar ook klaar is voor toekomstige groei en optimalisaties.

Om goed aan te sluiten bij de wensen van PAOTM, stelden we vooraf een aantal vragen:

• Welke trainingen moeten prominent zichtbaar zijn?
• Wie zijn jullie belangrijkste klanten?
• Hoe onderscheidt PAOTM zich van concurrenten?
• Welke doelgroepen willen jullie bereiken?
• Wat zijn de Unique Selling Points?
• Kunnen we statistieken van het afgelopen jaar inzien?
• Welke websites spreken jullie aan qua stijl?

Technieken & diensten

We hebben gekozen voor beproefde technieken. Coachview werd via een API gekoppeld aan WordPress, waardoor de cursusdata op de juiste plekken op de website werd weergegeven en automatisch verwerkt bij het indienen van formulieren. Om de techniek verder te optimaliseren, hebben we later webhooks toegevoegd. Hiermee minimaliseren we het aantal API-aanroepen en halen we updates real-time binnen. Dit vermindert de belasting op de API van Coachview en voorkomt het overschrijden van datalimieten. Het grootste voordeel is dat de cursusdata op de website altijd synchroon blijft met de gegevens in Coachview, waardoor medewerkers de informatie eenvoudig kunnen controleren.

Resultaat

De nieuwe website heeft de processen van PAOTM sterk verbeterd. Waar voorheen veel handmatig werk en foutgevoelige processen de efficiëntie beperkten, zorgt de geautomatiseerde workflow nu voor tijdsbesparing en real-time updates van cursusdata. Dankzij de toevoeging van webhooks worden datalimieten niet meer overschreden en is de betrouwbaarheid verder toegenomen.

PAOTM kan nu eenvoudig hun cursusinformatie beheren, wat het werk voor medewerkers vergemakkelijkt. Ze maken bovendien gebruik van ons servicemanagement voor ondersteuning en doorontwikkeling. Deze implementatie wordt door beide partijen gezien als een groot succes en vormt een solide basis voor toekomstige groei.

Over onze vervolgsamenwerking

Na de succesvolle implementatie van de Coachview-koppeling en de lancering van de nieuwe website hebben we een nauwe samenwerking onderhouden met PAOTM om hun processen verder te verfijnen. PAOTM is zeer actief met doorontwikkelen in allerlei opzichten maar vooral op gebied van verdere automatisering.
Zo wordt met de al eerder genoemde webhooks data uitgewisseld zodat wijzigingen in Coachview ook realtime op de website zichtbaar zijn. Daarnaast koppelen we Coachview aan het emailmarketingprogramma Spotler.
Dankzij de flexibiliteit van de WordPress-oplossing en de schaalbaarheid van de API-integratie, is PAOTM klaar om in de toekomst nog meer cursisten efficiënt te bedienen.

Onder de Highlights kun je lezen wat PAOTM zelf over onze samenwerking zegt!